Gemäß § 29 Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann verpflichtet, seine Firma zur Eintragung ins Handelsregister anzumelden. Durch das im Juli 1998 in Kraft getretene Handelsrechtsreformgesetz wurde für Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften zum Schutze des Rechtsverkehrs die Verpflichtung eingeführt, einen eindeutigen Rechtsformzusatz in ihre Firma aufzunehmen (vgl. § 19 HGB). Nach Ablauf der Übergangsfrist für "Altfirmen" zum 31.03.2003 müssen nunmehr (seit dem 1.04.2003) alle eingetragenen Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften dieser Verpflichtung nachkommen. Für Einzelkaufleute kann der Rechtsformzusatz etwa "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" lauten. Zulässig sind aber auch die allgemein verständlichen Abkürzungen dieser Bezeichnungen, also insbesondere "e.K.", "e.Kfm." , "e.Kfr." sowie Mischformen wie "eing. Kaufm.", "eingetr. K.". Unzulässig dürfte aber die Bezeichnung "registriert" sein. Diese kann mit der gesetzlich vorgeschriebenen Angabe "eingetragen" nicht gleichgesetzt werden. Auch die Personenhandelsgesellschaften müssen jetzt ihre Rechtsform im Geschäftsverkehr eindeutig angeben. Der Aufrtitt eines Unternehmens unter Bezeichnungen wie "Schulze & Co." ist nach dem neuen Recht nicht mehr gestattet. Aus dieser Firmierung geht für den Geschäftsverkehr nicht eindeutig erkennbar hervor, ob es sich bei dem Unternehmen um eine OHG oder eine KG handelt. Auch für die GmbH & Co.KG folgt damit, dass die bloße Firma "GmbH & Co." nicht mehr ausreichend ist. Durch den Zusatz müssen die Personenhandelsgesellschaften jetzt deutlich machen, welcher Rechtsform sie konkret unterliegen. Wie beim Einzelkaufmann sind auch hier neben den ausgeschriebenen Bezeichnungen "offene Handelsgesellschaft" und "Kommanditgesellschaft" die gängigen Abkürzungen "OHG" sowie "KG" zulässig.
Der Gesetzgeber hat aber insbesondere im Hinblick auf die in erster Linie betroffenen Einzelkaufleute Erleichterungen vorgesehen. Gemäß Art. 38 Abs. 2 des Einführungsgesetzes zum Handelsgesetzbuch (EGHGB) bedarf die Hinzufügung des Rechtsformzusatzes zur Firma eines Einzelkaufmanns oder einer Personenhandelsgesellschaft nicht der Anmeldung zur Eintragung ins Handelsregister und damit einer zusätzlichen Kostenbelastung. Dies gilt aber nur, soweit es sich dabei um die einzige Änderung der Firmierung handelt. Dennoch empfiehlt es sich, eine formlose Mitteilung an das Handelsregister vorzunehmen, damit die dort eingetragene Firma mit der tatsächlich geführten Firma auch übereinstimmt. Wer hingegen die Angabe der Rechtsform zum Handelsregister anmeldet, muss diese gemäß § 12 HGB öffentlich beglaubigen lassen und die entsprechenden Kosten tragen.
Die Firma muss außerdem einen Rechtsformzusatz enthalten, der die Haftungsverhältnisse des Unternehmens erkennen läßt. Allgemein verständliche Abkürzungen können benutzt werden. Einzelkaufleute führen die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine Abkürzung z.B. „e. K.“, “eK“, „e. Kfm.“ oder „e. Kfr.“. Die offene Handelsgesellschaft kann die Abkürzung „oHG“, eine Kommanditgesellschaft „KG“, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung die Bezeichnung „GmbH“, eine Aktiengesellschaft die Abkürzung „AG“ verwenden. Haftet bei einer offenen Handelsgesellschaft oder einer Kommanditgesellschaft keine natürliche Person persönlich, so muss die Haftungsbeschränkung in der Firma erkennbar sein, z.B. durch den Zusatz „GmbH & Co. KG“ bzw. „GmbH & Co. oHG“.
Die vor dem Inkrafttreten der Handelsrechtsreform eingetragenen Firmierungen dürfen bis zum 31. März 2003 weitergeführt werden, soweit sie nach den bisherigen Vorschriften geführt werden durften. Wird lediglich der jetzt vorgeschriebene Rechtsformzusatz (z.B. e.Kfm., eingetragene Kauffrau, oHG) nachgestellt, muss diese Änderung nicht zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden.
